Dobré způsoby, jak dokončit profesionální e-mail

Kontaktní informace

Pokud posíláte někdo poprvé profesionální e-mail, je dobré jej dokončit pomocí kontaktních informací, nikoliv pouze svého jména. Zatímco příjemce po vaší zprávě bude mít automaticky vaši e-mailovou adresu, ujistěte se, že vám poskytne jiné způsoby, jak se s vámi spojit. Pokud pracujete pro určitou společnost, uveďte tyto kontaktní údaje spolu s adresou. Dejte mu také vaše přímé telefonní číslo a uveďte, zda se jedná o číslo mobilního telefonu nebo pevnou linku. Pokud má vaše společnost přepínač, nezapomeňte zahrnout vaše rozšíření. Čím více kontaktních informací odcházíte, tím pravděpodobněji s vámi komunikuje osoba.

Uzavření s očekáváním

Leslie O'Flahavan of Writing Matters je fanouškem dokončení profesionálních e-mailů s výrazem "Čekám ...". Říká, že to bude opakovat účel e-mailu. Kromě toho také umísťuje osobu, která přijímá vaši poštu, do pozice, která vám řekne, abyste odpověděli. Pokud jste například odeslali e-mail týkající se práce, měli byste ukončit frázi "Čekám na vaše rozhodnutí o mé žádosti." Příjemce nyní s jistotou ví, jaký je účel zprávy, která musí odpovídat.

Otázky a pochybnosti

Když dokončíte profesionální e-mail, nezapomeňte nabídnout příjemci, aby napsal odpověď, například "Kontaktujte mě, pokud máte nějaké dotazy nebo obavy týkající se ...". To poskytne příjemci zelené světlo, které reaguje bez pocitu, že vás obtěžuje, nebo že váš e-mail má v úmyslu říkat poslední slovo. To také udržuje tok konverzace aktivní. Při zasílání profesionálního e-mailu musíte zajistit, aby si všichni zúčastnění lidé byli vědomi toho samého, a aby bylo zajištěno, že všechny otázky a pochybnosti byly řešeny, vám to umožní dosáhnout.

Úvahy

Konec profesionálního e-mailu může mít osobní vztah, v závislosti na vztahu, který máte s příjemcem. Postupně se profesionální kontakt může stát vaším přítelem, což vám umožní dokončit poštu s vnitřním vtipkem nebo dokonce s nepříbuzným příběhem. Nicméně nedělejte výše uvedené, dokud nevytvoříte přátelský vztah mezi vámi. Dokončení e-mailu s "Mým nejlepším přáním" nebo "S pozdravem" je dobré střední místo. To ukazuje, že jste víc než obchodní spojení a že jste dobří člověk. Nebojte se ukázat trochu zdvořilost na konci e-mailu, zejména pokud je profesionální.