Jak vytvořit příručku postupu

Plánování

Krok 1

Určete publikum, na které odkazuje příručka. V tomto příkladu by mohlo být příručkou POE pro sklad společnosti. Identifikuje každodenní práci v divizi skladu a omezuje rozsah manuálu na roli skladu v rámci společnosti obecně.

Krok 2

Získejte vstup někoho, kdo má osobní zájem o SOP, například pracovníky, supervizory a bezpečnostní poradce. Získání odborníků v této oblasti vám pomůže psát co nejpřesnější postupy a pomůže vám při dlouhodobém přijetí a používání příručky. Týmový přístup k vytváření příručky "podporuje přijetí POE potenciálními uživateli, " říká "Pokyny pro přípravu standardních operačních postupů" agentury USA pro ochranu životního prostředí.

Krok 3

Postupujte v příručce způsobem, který nejlépe vyhovuje publiku a materiálu. U příkladu skladu, kromě obsahu a příloh, části příručky mohou zahrnovat bezpečnostní a výcvikové, přepravní, přijímací a manipulační zařízení.

Krok 4

Formátujte postupy v jednotlivých částech příručky tak, aby byly snadno čitelné a sledovány. Některé postupy lze snadno pokrýt několika kroky, zatímco jiné vyžadují další kroky a vývojové diagramy. "Standardní provozní postupy: Písemné pokyny" z University of Pennsylvania poskytují příklady, kdy používat jednoduché kroky a hierarchické kroky versus grafy. (Viz zdroje).

Napište SOP

Krok 1

Napište vysvětlení účelu každého postupu, jasně uvedete, kdo dělá práci, kdy, kde a proč. Vystavujte nebezpečí, která mohou například způsobit poškození zařízení nebo zranění. Uveďte seznam vládních předpisů nebo průmyslových standardů, které je třeba řešit.

Krok 2

Napište kroky chronologických postupů v jasném a stručném formátu. Pro spuštění každého kroku použijte aktivní slovesa. Zahrňte dostatek podrobností tak, aby nový učedník nebo osoba s omezenou praxí mohla úspěšně a bezpečně dokončit práci bez dozoru.

Krok 3

Určete jakékoliv speciální vybavení, kvalifikace nebo dodatečnou dokumentaci potřebnou k výkonu práce. U příkladu skladu, pokud úloha vyžaduje, aby zaměstnanec nosil přilbu, získal certifikaci vysokozdvižného vozíku a použil seznam kontroly inventáře, stav je v postupu. Uveďte příklady formulářů nebo kontrolních seznamů v postupu nebo v dodatku k příručce.

Pokračujte

Krok 1

Otestujte postupy před publikováním příručky, doporučte Texas A & M College of Engineering a její "Příručku pro psaní standardních operačních postupů". Zeptejte se odborníka v oboru, který tyto postupy přesně zkontroluje a učeň ověřte, zda neexistuje nedostatek informací, aby ti, kteří neprošli zkouškou, se vrátili ke studiu postupů.

Krok 2

Vyškolejte pracovníky o tom, jak používat příručku POE. Vysvětluje návrh příručky a způsob, jak najít informace kdykoli. Požádejte pracovníky, aby převzali odpovědnost za změny v ručních postupech a aby nahlásily změny, jak se vyskytují.

Krok 3

Vytvořte systém řízení dokumentů. Při přezkoumání postupu zaznamenává datum a podrobnosti kontroly, aby bylo zajištěno, že pro každý postup je zaveden historický záznam. Ujistěte se, že jsou k dispozici kopie příruček v oblastech, kde se provádějí postupy, doporučuje se u společnosti Duke University "Příručka pro psaní standardních operačních postupů".

Krok 4

Zkontrolujte účinnost postupů po určité době. Pokud se změní například vybavení, postupy nebo vládní předpisy, aktualizujte obsah příručky tak, aby odrážel nové informace. Poslechněte si připomínky k jeho použití a začleňte zlepšení.