Jak napsat účinný e-mail s nároky

Krok 1

Najděte nejlepší osobu, která se bude zabývat vaší stížností. Pokud máte například stížnost na společnost, zavolejte nebo navštivte webové stránky a zjistěte e-mailovou adresu pro stížnosti zákazníků. Pokud pošlete e-mail na nesprávnou adresu, můžete být ignorováni.

Krok 2

Vyšetřete vhodnou formu vašeho nároku. Některé velké organizace vás požádají o vyplnění formuláře stížnosti nebo vás požádají o určité typy dokumentace, které podporují vaše nároky. Tyto informace naleznete na stránce webové stránky organizace nebo na telefonní číslo, které se na této stránce zobrazí. Tím, že budete dodržovat správné postupy, bude pro organizaci jednodušší přečíst si vaši stížnost.

Krok 3

Uveďte důvod vašeho nároku v e-mailu. Toto by mělo být v první nebo druhé větě vašeho e-mailu, abyste získali pozornost čtenáře. Pokud se na to dostanete příliš mnoho času, může člověk začít předpokládat nebo spekulovat, že e-mail není příliš důležitý.

Krok 4

Vysvětlete a podporujte svou stížnost. Být specifický Například, pokud nejste spokojeni s produktem společnosti, ujistěte se, co je s ní špatně.

Krok 5

Přiložte příslušné fotografie, potvrzení a další informace o podpoře do e-mailu. Uveďte poznámku v odstavci, kde vysvětlujete svůj nárok, s uvedením dodatečných informací, které jste připojili.

Krok 6

Podrobnosti řešení Opět si určitě řekněte, co se má dělat. Požádejte například o vrácení nebo výměnu vadného produktu. Zdůraznění požadovaného řešení pomůže snadněji vyřešit váš problém.

Krok 7

Požádejte o odpověď Do konce e-mailu uveďte své jméno, poštovní adresu a telefonní číslo, abyste se s vámi mohli lépe kontaktovat. Požadavek na odpověď ukazuje, že vaše tvrzení vezmeme vážně, zvláště pokud o to požádáte v určitém časovém období.

Krok 8

Před odesláním zkontrolujte e-mail a ujistěte se, že je stručný, přesný a bez chyb a gramatických chyb. Zprávy o stížnostech na e-mail s chybami vypadají neprofesionálně, zatímco správný formát a e-mail pomohou vaší stížnosti brát vážně.