Použití počítačů ve vládních kancelářích

Funkce e-mailu

Vládní úřady, které vlastní počítače, mají obvykle nainstalován nějaký typ e-mailového systému. To umožňuje vládním dělníkům sestavovat, odesílat nebo číst e-maily od jiných zaměstnanců a lidí mimo společnost. Například zaměstnanec úřadu pro nezaměstnanost může odpovědět na otázku jednotlivce o způsobilosti prostřednictvím e-mailu. To nevyhnutelně šetří pracovní dobu, protože nemusí komunikovat s osobou na telefonu. Vládní zaměstnanci mohou také používat e-maily k distribuci kopií zpráv nebo prezentací.

Distribuce plateb

Státní a federální úřady používají počítače k ​​rozdělování plateb lidem. Ty mohou být zasílány elektronicky, stejně jako většina plateb sociálního zabezpečení, nebo šekem. Například Internal Revenue Service zpravidla pošle šek k úhradě. Stejně tak státní úřady státní pokladny často posílají státní úhrady. Vládní úřady také používají počítače pro odesílání nebo tisk plateb pro zdravotně postižené, Medicare, Medicaid a další. Obvykle se tyto kontroly vyrábějí v několika kancelářských tiskárnách.

Záznamy

Podle odboru statistik práce vláda často najme počítačové programátory nebo správce databází, aby uchovávaly záznamy zaměstnanců a občanů. Většina těchto záznamů je uložena v rozsáhlých databázích, které mohou ukládat informace o pohlaví, věku, adrese, telefonním čísle a dalších důležitých věcech. Vládní úřady rovněž vedou záznamy o datech, jako například o tom, kdy fyzické osoby podávají daňové přiznání k dani z příjmů ao dlužné a splacené částky. Počítačové záznamy jsou základní funkcí pro kanceláře kvůli potřebě přesnosti a včasnosti (například u plateb v Medicaidu).

Propagace přímou poštou

Některé agentury nebo vládní úřady mohou používat počítače k ​​vytváření různých reklamních kampaní přímou poštou. Vládní dělníci mohou rozvíjet různé dokumenty na svých počítačích a pak požádat o to, aby to profesionálně prováděli prostřednictvím své tiskové kanceláře. Zaměstnanci používají pro uspořádání zásilek více souborů s názvy a adresami a pak je přímo vytisknou v obálkách nebo brožurách. Například poštovní služba Spojených států často používá programy na trhu přímých zásilek na propagaci svých různých produktů a služeb, jako jsou například pamětní razítka nebo Express Mail.