Jak používat službu Excel pro kontrolu docházky v denní péči

Vytvořte šablonu

Krok 1

Otevřete nový sešit aplikace Excel se třemi pracovními listy. Tabulky můžete přidat kliknutím na záložky v dolní části stránky. Každý z nich musí představovat měsíc, přičemž poslední tabulka se používá pro roční tabulky.

Krok 2

Kombinujte buňky z C1 na AI1. Zadejte název měsíce, následovaný rokem ve sloučené buňce. Umístěte text do středu, zvětšete velikost tučných písmen a písmen tak, abyste viděli hlavičku. Přidejte barvy a další prvky návrhu, které vyhovují vašim preferencím.

Krok 3

Napište název "Příjmení" do pole A2 a "Jméno" do pole B2. Udělat text vystupovat tím, že písmena tučné a zvyšuje velikost textu.

Krok 4

Přidejte poslední sloupec na konec buňky AJ1 tak, aby automaticky tabuloval počet absenci v měsíci. Tento sloupec použije podmíněný formát pro určení počtu dnů, které každé dítě chybělo.

Krok 5

Do sloupců C2 a AI2 zadejte data měsíce. Použijte stínování na svátky a víkendy, kdy nebudete mít záznam o docházkách.

Krok 6

Napište první a poslední jméno každého dítěte do řádků pod příslušnými záhlavími sloupců. Řazení informací podle příjmení, třídy nebo kombinace obou.

Krok 7

Tuto šablonu zkopírujte a vložte do 12 pracovních listů. Je však nutné přizpůsobit informace v každém z nich tím, že změníte nadpis pro správný měsíc a aktualizujete data, která představují správný počet dnů v měsíci.

Krok 8

Vytvořte kód pro vyplnění záznamu o návštěvnosti. Možná, "P" pro přítomnost a "A" pro nepřítomnost.

Krok 9

Vložte vzorec do sloupce měsíce, abyste mohli automaticky tabulovat, kolik nepřítomností má každé dítě za měsíc. Pokud používáte "A" pro nepřítomnosti, vzorec pro první dítě je: COUNTIF ($ C3: $ CAI3, "A"). Smíšený vzorec buněk lze kopírovat a vložit do každého řádku sloupce.

Výše uvedený vzorec předpokládá, že C3 je první záznam v měsíci pro první dítě, které se objeví v tabulce. Podle potřeby upravte vzorec tak, aby vybraná pole obsahovala celý rozsah dat pro daný měsíc.

Krok 10

Zkopírujte vzorce v každém z 12 pracovních listů. Zkontrolujte znovu vzorce, abyste se ujistili, že jsou správné.

Krok 11

Zkopírujte a vložte jména a příjmení dětí do posledního tabulkového listu, pokud chcete v průběhu roku počítat počet nepřítomností. Pokud je to nutné, ujistěte se, že máte odpovídající hlavičky.

Tabulka součtu roku dosud

Krok 1

Vytvořte vzorec pro tabulku počtu absenci pro každé dítě v péči o dítě. Chcete-li jej vytvořit, napište "= sum (" v poli roku pro datum pro první dítě v seznamu.

Krok 2

Klikněte na první tabulku a na měsíční součet pro první dítě v seznamu.

Krok 3

Podržte klávesu "Shift" na klávesnici a v tabulce klikněte na konec měsíce. Klikněte na měsíční součet prvního dítěte v seznamu a stiskněte tlačítko "Enter". Vzorec bude vypadat podobně jako "sum = (" leden: prosinec!! AI3). "

Krok 4

Zkopírujte a vložte vzorec ve sloupci roku do data každého dítěte v seznamu.