Jak navrhnout systém řízení dokumentů
Systémy kontroly dokumentů se používají k sledování a kontrole jejich revizí a lze je nalézt v široké škále aplikací, včetně softwaru a legislativy. Návrh řídícího systému dokumentů závisí na typu dokumentu, na který se pracuje, a na požadovaných řídicích funkcích. Volba možnosti ukládání a typ uživatelského rozhraní jsou také součástí procesu návrhu systému řízení dokumentů.
Určete typ dokumentů, které systém bude zpracovávat. Jedná se o klíčovou součást systému vašeho návrhu systému pro řízení dokumentů. Vyhodnoťte, co bude systém řízení dokumentů, textový procesor, počítačový soubor zdrojového kódu, soubor HTML nebo jiný typ souboru. Zamyslete se nad typem dokumentu, který je třeba ovládat, a pokud také požadujete více než jeden typ dokumentu. Například systém kontroly právního dokumentu může vyžadovat zpracování dokumentů aplikace Word, souborů PDF, obrazových souborů, tabulkových procesorů Excel a případně dalších typů dokumentů.
Plánujte, jak uživatelé přistupují k vašemu řídícímu systému dokumentů a jaké uživatelské rozhraní je nutné. Některé řídicí systémy dokumentů pracují jako samostatné programy s vlastním grafickým uživatelským rozhraním, zatímco jiné umožňují přístup jako součást jiného programu, například modulu Word. Možná budete chtít mít systém, který je přístupný prostřednictvím Internetu pomocí rozhraní prohlížeče. Jakmile se rozhodnete pro typ uživatelského rozhraní, můžete navrhnout detaily návrhu rozhraní. Uživatelské rozhraní může obsahovat přihlašovací obrazovku, aby systém dokázal zjistit, který uživatel provedl změny dokumentu.
Vyberte systém úložiště. Váš úložný systém bude řídit návrh softwaru, který bude řídit skutečné ukládání a vyhledávání dokumentů. Váš úložný systém může být stejně jednoduchý jako lokální pevný disk nebo komplexní jako systém pro ukládání dat v cloudu, který je přístupný prostřednictvím Internetu. Měli byste naplánovat skladovací kapacitu podle typu dokumentu a počtu dokumentů, které je třeba kontrolovat.
Určete, jaké kontrolní charakteristiky potřebujete. Většina systémů pro řízení dokumentů obsahuje základní funkce, jako je výstup a vstup, stejně jako revize a porovnání verzí. Nejpokročilejší ovládací funkce mohou zahrnovat identifikaci skupiny dokumentů, které se shodují jako soubor, například určitá verze kompilace softwaru, která vyžaduje schválení registrace, více úrovní oprávnění atd. Vnitřní funkce musí být vzaty v úvahu také ve vašem návrhu, jako je například ukládání revizí kopií úplných verzí nebo pouze změn mezi verzemi, aby bylo možné použít online verzi databáze s aktualizací použitou k dosažení aktuální verze. Jakmile budete mít navržené uživatelské rozhraní a ovládací prvky, budete připraveni začít vytvářet systém řízení dokumentů.
