Co je schéma pracovního postupu?

Význam

Mnoho pracovních procesů může být komplikované a složité, proto je důležité vizuálně představit, jak se dělají úkoly s cílem zlepšit pochopení zaměstnanců a zvýšit efektivitu. Schémata pracovních postupů jasně určují, kdo je zodpovědný za jednotlivé fáze, jaké dokumenty potřebují, jaké zdroje a jaký čas potřebuje v každé fázi (viz Referenční příručka 2). Znalost rolí zaměstnanců a požadavků výroby na řízení zdrojů umožňuje snadné vymezení slabých míst a zmírnění překážek. Jedná se o aspekty pracovního toku, které brání a zpomalují celkovou dobu cyklu procesu.

Výhody

Podle Kalifornské univerzity v Irvine, výhody vývojových diagramů zahrnují "porozumění, znalosti, komunikaci, efektivní analýzu a správnou dokumentaci." Vizuálně reprezentující pracovní postup umožňuje zaměstnancům nejen lépe porozumět jejich pracovním povinnostem, ale také roli ostatních zaměstnanců, což zvyšuje zodpovědnost. Vytvoření úspěšného diagramu zvyšuje znalosti na pracovišti v důsledku nezbytného výzkumu a sběru dat. Komunikace se také zlepšuje, když zaměstnanci lépe chápou pracovní postup (viz odkaz 3).

Typy

Pro vizuální reprezentaci pracovního toku organizace existují formy specifických diagramů, které odpovídají různým typům činností: ovály, obdélníky, diamanty a kruhy. Ovál ukazuje, kde začíná workflow a kde končí. Obdélníky představují jakoukoli nezbytnou procesní, úkolovou nebo analytickou činnost. Diamanty znamenají proces rozhodování, který obecně vyústí ve dva směry pracovního postupu. Většina diamantů odráží rozhodnutí "ano" nebo "ne", které musí být učiněno: pokud je rozhodnutí kladné, pracovní postup pokračuje na zamýšlené cestě; Pokud je odpověď ne, pracovní tok může projít jinou cestou k vyřešení problému. Proto jsou čím více diamantů jsou přítomny, tím složitější bude diagram pracovního toku, který bude vizuálně reprezentovat. Kruhy představují konektory z jedné aktivity do druhé.

Implementace

I když návrh schématu pracovních postupů může být rozsáhlý a časově náročný proces, je to obtížné provedení. Schéma není umístěno pouze na pracovišti a předpokládá se, že přinese očekávané přínosy. většina z nich musí být spojena s teorií zlepšení pracovního postupu, jako je štíhlá výroba, Six Sigma nebo Total Quality Management (viz odkaz 1).

Úvahy

Schémata pracovních postupů úzce souvisejí s jinými termíny používanými při optimalizaci pracoviště, jako je plánování obchodních procesů a řízení toku dat. Proces nebo mapování procesů je koncept velmi podobný diagramům pracovního toku a pracovnímu postupu. Pracovní proces je více než konkrétní pracovní postup, zaměřuje se spíše na vstupy a výstupy než na přenos dat, dokumentů a úkolů. Organizace může v rámci svého pracovního postupu mít mnoho procesů. Ačkoli jsou tyto dva často propojeny, obchodní plánování se zaměřuje spíše na dlouhodobé cíle než na zlepšení současného pracovního postupu. Manažeři, kteří mají zájem o řízení toku, se konkrétně snaží zlepšit kontrolu zásob.