Pravidla pro e-mail

Pozdravy a rozloučení

Pozdravy a rozloučení závisí na typu vztahu, který máte s příjemcem e-mailu.

Ve vašem prvním e-mailu příjemci otevřete "Drahý", za kterým následuje jméno příjemce. Obvykle název je v pořádku, pokud vaše společnost není příliš formální. Po vytvoření e-mailového vztahu můžete jednoduše použít jméno příjemce nebo neformálnější pozdrav, například "Dobrý den", za kterým následuje jméno příjemce.

Když píšete do skupiny, vždy používejte "Drahý", protože masové e-maily mají tendenci být formálnější. Nepoužívejte pozdravy jako "Dobré ráno" nebo "Dobré odpoledne". V okamžiku, kdy příjemce přečte e-mail, může být v jiném okamžiku než pozdrav.

Rozloučení se řídí stejnými pravidly, pokud jde o pozdravy. V prvním e-mailu použijte formálnější rozloučení, například "štěstí", "pozdravy" nebo "upřímně". Rozloučení není nutné, ale vždy obsahuje vaše jméno jako znamení rozloučení.

Obchodní linka

Před pozdravem je čára předmětu první částí informací, které si příjemce přečte. Ujistěte se, že je smysluplné, jasné a krátké, takže příjemce rozumí obsahu vaší zprávy a dává jí odpovídající důležitost.

S příchodem ručních zařízení někteří pracovníci spadají do zvyku umísťovat obsah e-mailu do předmětu, a myslí si, že je příjemnější pro příjemce. Ve skutečnosti však tento formát vykazuje náhlé a neslušné pochybnosti.

Formát

Používejte správné hláskování, interpunkci a kapitalizaci. Udělením času potřebného k přezkoumání a opravě poruch se projevuje úcta k vašim kolegům. Špatně umístěný kóma může změnit význam věty. Mějte na paměti, že vaši kolegové nejsou čtenáři mysli a objasňují pozadí, například ve větě: ("Pracujte s ním na tomto projektu", který je "on" a "jaký projekt"?).

Nikdy nezapisujte vše velkými písmeny. PÍSEMNÁ VŠECHNY V KAPITÁLOVÝCH LISTÁCH UTILIZUJE, ŽE VÁS VÁS NA VÁŠ KOLEAGU.

Napište krátké odstavce, které řeší cíle. Buďte přátelští, ale pokud nejste blízko k příjemci, vyvarujte se vtipy nebo sarkasmu, které jsou v e-mailu často ignorovány. Nakonec se vyhněte emotikonům.

Zdvořilost

Nedávná studie časopisu Computer Communication Newspaper ukázala, že odesílatelé zdvořilých e-mailů jsou lépe vidět, jak přátelštější a příjemnější jsou, než ti, kteří nemají dobré vzdělání. Navíc příjemci e-mailů byli ochotni pracovat s zdvořilými odesílatelemi.

Můžete posloužit jako e-mail stejně jako v reálném životě. Při podání žádosti použijte "prosím" a "děkuji".

Opět platí, že čas, abyste zkontrolovali, zda je váš e-mail gramaticky správný, demonstruje přísné chování vašim spolužákům. Odmítnout to znamená, že váš čas je důležitější než jejich.